Die von HRS HOTEL RESERVATION SERVICE im April 2009 beim unabhängigen Kölner Marktforschungsinstitut YouGovPsychonomics in Auftrag gegebene Studie untersuchte zum dritten Mal in Folge das Buchungsverhalten von rund 250 unternehmensweit für den MICE-Bereich verantwortlichen Mitarbeitern. Die Befragten, alle in Unternehmen mit 500 bis 2.000 Mitarbeitern tätig, rechnen in diesem Jahr erstmals mit deutlich fallenden Budgets. Die Veränderungen zum Vorjahr zeigen, dass sich der Kostendruck bei Veranstaltungsgröße, -ort, Tagungspauschalen und der Auswahl der Tagungshotels bemerkbar macht.

Im Durchschnitt lag das Gesamtbudget für Veranstaltungen 2008 bei 566.459 Euro. In diesem Jahr wurden die Mittel mit durchschnittlich 419.826 Euro deutlich niedriger angegeben. Immerhin 44 Prozent der Befragten gaben aber dennoch an, auf Summen zwischen 100.000 und 500.000 Euro für MICE-Projekte zugreifen zu können. Unternehmen führen zudem gezielt Richtlinien in Bezug auf das Buchungsverhalten ein. Kostenvorgaben bei Buchungen sind inzwischen bei 68 Prozent der MICE-Verantwortlichen üblich. Diese Tendenz sowie die sinkenden Budgets machen sich auch bei der Hotelauswahl bemerkbar, die Kunden sind preissensibler geworden: Für 71 Prozent der Befragten ( 10 Prozent) sind der Preis und das Preis-Leistungsverhältnis neben der Lage und Anbindung des Hotels die wichtigsten Entscheidungskriterien - offenbar zwingt erst die wirtschaftliche Situation so manchen zu betriebswirtschaftlicher Vernunft!

Insgesamt geht der Trend zu (kosten-)günstigeren Veranstaltungen. Häufiger werden eigene Räumlichkeiten im Unternehmen genutzt, so dass der Anteil von externen Veranstaltungen im Vergleich zum Vorjahr von 54 auf 47 Prozent gefallen ist. Auch an der Veranstaltungsgröße wird gespart: Besonders Meetings mit weniger als zehn Personen sind von 15 auf 22 Prozent gestiegen. Bemerkenswert ist vor diesem Hintergrund dem gegenüber der Anstieg des Anteils der Mehrtages-Veranstaltungen auf 58 Prozent (2008: 50 Prozent). Diese Entwicklung lässt sich sowohl bei kleineren als auch bei größeren Unternehmen beobachten.